03 Organisatie

Leiderschap & resultaatgerichtheid gaat over de manier waarop we werken. In 2020:

• werken we met een concernplan en teamplannen. Zo is het voor iedereen in de organisatie duidelijk welke prioriteiten er zijn, welke resultaten behaald moeten worden en wat ieders bijdrage daarin is;
• werken we met een organisatieagenda afgestemd op de lange termijn agenda voor de Raad;
• is projectmatig werken verder versterkt binnen de organisatie.

Toelichting
Concept organisatie visie is voor de zomer gedeeld met de Raad. Vanwege Corona is de organisatie hierin nog onvoldoende meegenomen. Deze voorwaardelijke stap is uitgesteld en start in september. Gelijktijdig wordt een op de visie en beschikbare capaciteit & middelen afgestemde organisatie- ontwikkelagenda opgesteld.
Het goed actueel houden van de lange termijn agenda van de Raad vraagt nog de nodige aandacht van de organisatie. Hier zal in de 2e helft van 2020 extra aandacht aan worden besteed.

In Control: de basis op orde!
In 2020 ligt onverminderd de focus op het op orde krijgen van de basis. Dit betekent dat gewerkt wordt aan het realiseren van onderstaande resultaten:

• inkoop- en aanbestedingen beleid wordt nageleefd en dossiers zijn op orde;
• verplichtingenadministratie en contractmanagement zijn geïmplementeerd;
• procesmanagement is ingericht en plan van aanpak procesoptimalisatie gereed;
• kwaliteit dossiervorming is verbeterd en nieuw zaaksysteem aanbesteed;
• voldoen aan de wettelijke vereisten van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en de Algemene verordening gegevensbescherming.

Toelichting

• Het organisatiebrede project procesoptimalisatie is vanwege Corona uitgesteld en start eind september 2020. Het project zal daarom doorlopen in 2021.
• De verplichtingenadministratie en het contractenregister zijn ingericht, het juiste gebruik ervan vraagt nog de nodige aandacht. De volledige implementatie zal daarom pas begin 2021 afgerond worden.
• Het aanbesteden van het nieuwe zaaksysteem gebeurt samen met de Connectie en de gemeenten Arnhem en Rheden. Vanuit de organisaties moet eerst een geharmoniseerde visie op zaakgericht werken komen. Naar verwachting kan begin 2021 een verkenning op de markt worden gestart.
• De vereiste rollen m.b.t. informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens, vanuit de BIO en AVG, zijn toegekend aan functionarissen. Een groot deel van de activiteiten wordt dit jaar afgerond. Een deel van de activiteiten zal doorlopen in 2021, na afronding zal volledig zal worden voldaan aan de wettelijke vereisten.

Vitale Organisatiecultuur
In 2020 ligt de focus op:

• het vergroten van de (duurzame) inzetbaarheid: terugdringen ziekteverzuim en werken aan vitaliteit;
• het voeren van het goede gesprek en investeren in de ontwikkeling van medewerkers in lijn met onze strategische personeelsplanning;
• uitbouwen en borgen van een goede interne communicatiestructuur;
• het toepassen van dorpsgericht werken en verbeteren van de externe oriëntatie in ons werk.

Toelichting
Ondanks de inzet op de vitaliteit van onze medewerkers (door middel van diverse workshops)
blijft het ziekteverzuim hoog. Hierover hebben we de raad in een raadsbrief d.d. 3 augustus geïnformeerd. Met name het langdurig verzuim is hoog. De (ervaren) druk op medewerkers blijft op onderdelen te hoog.  Door de corona-crisis en het thuiswerken gaat re-integratie langzamer. Om daadwerkelijk de vitaliteit te vergroten zal de (ervaren) druk structureel moeten veranderen. Dat vraagt naast een andere manier van werken, door o.a. processen te optimaliseren, keuzes te maken. Zodat tijd en ruimte ontstaat voor medewerkers om met aandacht te werken aan de organisatie-ontwikkeling en hun eigen ontwikkeling. Op die manier ontstaat er een prettiger werkklimaat waardoor de vitaliteit ook duurzaam wordt vergroot. De komende tijd zal daarom de focus worden gelegd op het invullen van Goed werkgeverschap.